So extrahierst du Action-Items aus unstrukturierten Meeting-Notizen

Warum «fass zusammen» deine Aufgaben versteckt

Im zweiten Video dieses Moduls — «Wie du lange YouTube-Videos in 2 Minuten auf den Kern reduzierst» — war ein Wort entscheidend: «Kern» statt «zusammenfassen». Dort war das genau richtig, weil du ein fremdes Video auf seine Essenz komprimieren wolltest.

Hier ist es bewusst anders. Eine Zusammenfassung — egal ob «Kern» oder «Überblick» — glättet dein Meeting zu einem schönen Absatz. Und genau dabei verschwindet, was du brauchst: die einzelne Aufgabe mit Name und Frist. Nicht zu verwechseln also mit dem Verdichten von Video Nummer zwei. Dort ging es um worum geht es, hier geht es um was muss ich tun.

Extrahieren heisst: Du ziehst gezielt einen Typ von Information heraus — die handlungsreife Aufgabe — und lässt den Rest liegen. Das Ergebnis ist keine Prosa, sondern eine Liste, mit der du sofort arbeiten kannst.

Das Schema was · wer · bis wann erzwingen

Der ganze Hebel steckt in einem festen Schema, das du der KI vorgibst. Eine Aufgabe ist erst dann handlungsreif, wenn drei Dinge feststehen: was ist zu tun, wer macht es, bis wann. Fehlt eins davon, ist es kein To-do, sondern ein Gedanke.

Diesen Dreiklang erzwingst du direkt im Prompt:

Das sind meine rohen Notizen aus einem Meeting.
Zieh mir alle Action-Items heraus. Gib jede Aufgabe
als Tabelle aus mit drei Spalten: Was ist zu tun,
Wer ist verantwortlich, Bis wann. Fass nichts
zusammen — liste nur die konkreten Aufgaben.

Das knüpft an das erste Video des Moduls an: Beim Fundstellen-Zwang hast du die KI gezwungen, jede Zahl an ihre Quelle zu binden. Hier machst du dasselbe — nur ist dein Schema diesmal nicht «Zahl plus Seite», sondern «was, wer, bis wann». Ein Schema zwingt die KI zur Disziplin, statt sie frei formulieren zu lassen.

Sprich das Chaos — tipp es nicht

Jetzt der eigentliche Zeitgewinn, und der passiert vor der KI. Die meisten versuchen, ihre Notizen erst sauber zu tippen, bevor sie sie verarbeiten. Das ist die Arbeit, die du dir sparst.

Mein Weg: Ich spreche nach dem Meeting einfach frei in eine Sprachnotiz — bis zu zehn Minuten, ungeordnet, mit allen Verzweigungen. Ein Tool wie Spokenly transkribiert das in wenigen Minuten fast perfekt. Früher war das nutzlos, weil die alten Spracherkennungen so fehlerhaft waren, dass der Inhalt teils falsch oder unbrauchbar wurde. Heute ist die Transkription verlässlich — das Chaos darf rein.

Das ist die 5-Minuten-Regel in Reinform: komplex und wirr rein, einfach und handlungsreif raus. Du musst nicht ordentlich sein. Ordentlich muss am Ende nur die KI sein.

Die OFFEN-Regel — Lücken sichtbar machen statt raten

In losem Gerede bleibt oft offen, wer genau zuständig ist oder bis wann etwas fertig sein soll. Die Gefahr: Die KI füllt die Lücke mit einer plausiblen Erfindung — und plötzlich steht ein Name in der Tabelle, der nie gefallen ist.

Deshalb gibst du der KI einen ehrlichen Ausweg, genau wie die UNSICHER-Regel beim PDF-Auslesen:

Wenn aus den Notizen nicht klar hervorgeht, wer verantwortlich ist oder bis wann etwas fällig ist, schreib OFFEN statt zu raten.

Ein OFFEN ist kein Fehler, sondern eine Information: Es zeigt dir auf einen Blick, welche Aufgabe noch keinen Besitzer hat. Das sind genau die Punkte, die du im nächsten Schritt klären musst — und die sonst lautlos liegen bleiben.

Vertrauliche Notizen lokal verarbeiten

Meeting-Notizen enthalten oft Heikles: Namen, Zahlen, interne Entscheidungen, manchmal Personelles. Solche Inhalte gehören nicht in eine Cloud-KI.

Die Konsequenz ist dieselbe wie beim ersten Modul-Video: Sensibles läuft lokal. Ich schicke den transkribierten Text an ein lokales Modell wie Gemma über Ollama, mit einem einzigen Satz: «Strukturiere mir diesen Text.» Das Schema und die OFFEN-Regel hängst du genauso an — nur dass nichts deinen Rechner verlässt.

Das Prinzip bleibt immer gleich, egal ob Cloud oder lokal: Schema erzwingen, Lücken markieren. Bei sensiblen Notizen kommt nur die Datensicherheit dazu — und die ist heute mit einem lokalen Modell in Reichweite jedes Einzelnen.