So fasst du Board-Protokolle lokal zusammen

Das Papier, das ohnehin schon existiert

«Board-Protokoll» ist der internationale Ausdruck. In der Schweiz heisst dasselbe Papier meistens anders: VR-Protokoll, Vorstandsprotokoll, Sitzungsprotokoll. Gemeint ist immer dasselbe, und ab hier heisst es nur noch Protokoll.

Dieses Papier hat eine Eigenschaft, die den ganzen Einstieg erleichtert: Es existiert bereits. In einer Sitzung führt jemand Protokoll — das ist die Rolle des Protokollführers — und am Schluss unterschreiben der Vorsitzende und er gemeinsam. Du musst also gar nichts aufzeichnen, um anzufangen.

Papier rein, Struktur raus. Das ist der Normalfall — und zugleich die unkomplizierteste Variante, weil kein Gespräch mitgeschnitten werden muss.

Der zweite Eingang, das rohe Gespräch, kommt weiter unten. Er funktioniert auch, verlangt aber eine Voraussetzung, die nicht verhandelbar ist: Ein nichtöffentliches Gespräch wird nur aufgezeichnet, wenn alle Beteiligten einverstanden sind.

Zwei Textsorten, zwei Treuegrade

Schau dir an, was in einem Protokoll überhaupt steht. Da ist die Verhandlung je Traktandum: wer was eingebracht hat, welche Argumente auf dem Tisch lagen, worüber gestritten wurde. Und da ist der Beschluss: der eine Satz, der am Ende des Traktandums gefasst wurde.

Das ist keine akademische Unterscheidung. Das Gesetz verlangt für eine solche Sitzung beides — was verhandelt wurde und was beschlossen wurde — und nennt die zwei Sorten selber getrennt. Genau darauf sitzt der Hebel dieser Lektion.

• Verhandlung: darf verdichtet werden. Zwei bis drei Sätze pro Traktandum reichen, Paraphrase ist ausdrücklich erwünscht. Der Gang der Sitzung ist Kontext, nicht Grundlage.
• Beschluss: wird nicht angefasst. Im Wortlaut zitiert, mit Stimmenverhältnis, wenn eines im Papier steht.

Die Diskussion darfst du zusammenfassen — den Beschluss musst du zitieren lassen. Denn ein geglätteter Beschluss ist ein anderer Beschluss.

Die Klausel, die in den Auftrag gehört

Dass eine blosse Bitte um eine Zusammenfassung zu wenig hergibt, ist aus einer früheren Lektion dieses Lehrgangs bekannt. Die Antwort darauf ist hier aber nicht einfach «gib eine Gliederung vor». Die Antwort ist: gib zwei verschiedene Treuegrade vor — einen für die Verhandlung, einen für den Beschluss.

So sieht der Auftrag aus, mit dem ich selber arbeite:

Du bist ein präziser, diskreter Assistent für die Geschäftsführung.
Fasse das folgende Vorstandsprotokoll zusammen. Erfinde keine Details.
Halte dich strikt an die vorliegenden Fakten.

Formatierungsvorgabe:
1. Metadaten: Datum, Teilnehmer, Abwesende, Sitzungsleitung.
2. Wichtigste Beschlüsse (Beschlussliste): Aufzählung aller formal
   gefassten Beschlüsse, im Wortlaut des Protokolls zitiert, nicht
   umformuliert, mit Stimmenverhältnissen (falls angegeben).
3. Kernthemen je Tagesordnungspunkt (TOP): Maximal 2–3 Sätze pro TOP
   zur Diskussion und dem Ergebnis.
4. Action Items / To-Dos: Tabelle mit den Spalten
   Aufgabe | Verantwortlich | Frist.

Die entscheidende Stelle steht in Punkt 2: im Wortlaut des Protokolls zitiert, nicht umformuliert. Ohne sie glättet das Modell den Beschluss — und du merkst es nicht, weil sich die geglättete Fassung ja gut liest. Übrigens: Die erste Fassung dieses Auftrags hatte die Klausel nicht. Sie ist dazugekommen, nachdem klar wurde, dass «fasse zusammen» ganz oben im Prompt genau die Erlaubnis gibt, die unten in Punkt 2 wieder eingeschränkt werden muss.

Das menschliche Protokoll als Massstab

Ich wurde gebeten, einer Geschäftsleitung zu zeigen, wie praktisch lokale KI im Alltag wirklich ist. Mein Vorschlag war, es lokal zu machen, auf einem Laptop — es geht nichts hinaus. Die Runde hat dafür eine eigene Sitzung angesetzt und eine echte Sitzung wiederholt, die ein Jahr zurücklag, über Bilanzzahlen, die ohnehin öffentlich sind. Eine gute Stunde, ganz normal geführt. Aufgezeichnet wurde nur, weil alle einverstanden waren.

Am Schluss haben wir das, was das lokale Modell daraus gemacht hat, gegen das Protokoll gehalten, das damals eine Assistentin geschrieben hatte. Ihr Protokoll war der Massstab — und das Modell hat ihn gehalten, deutlich besser, als ich erwartet hatte.

Genau diese Gegenprobe ist auch dein Vertrauens-Test: Nimm eine Sitzung, zu der bereits ein von Hand geschriebenes Protokoll vorliegt, und vergleiche Beschluss für Beschluss.

Wichtig an diesem Beispiel ist nicht, dass eine Maschine schneller ist als ein Mensch. Wichtig ist, dass es einen unabhängigen Massstab gab, gegen den sich das Ergebnis prüfen liess. Ohne Massstab hast du kein Ergebnis, sondern eine Behauptung.

Wo die Methode noch nicht getestet ist

Zur Ehrlichkeit gehört, wo dieses Beispiel aufhört zu tragen. Die Sitzung war nachgestellt. Es ging um Zahlen, die ohnehin öffentlich sind, und die Sitzung war ein Jahr alt — es hing nichts mehr daran, keine Frist, keine Zahlung, keine Verpflichtung gegenüber Dritten.

Genau dort, wo es scharf wird — beim Beschluss, an dem tatsächlich etwas hängt —, ist die Methode also noch nicht erprobt. Das entwertet sie nicht. Es sagt nur, dass die Sorgfalt genau da bleiben muss, wo der Schaden entstünde.

Und deshalb bleibt die Wortlaut-Klausel im Auftrag stehen, auch wenn der Rest sehr gut läuft. Sie kostet eine Zeile. Der Fehler, den sie verhindert, kostet mehr.