So setzt du Ollama für Treuhänder und Buchhaltung ein

Was ich bei Kunden sehe

Copilot ist in vielen Treuhandbüros angekommen, die Frage nach der Datensicherheit nicht. Die Folge ist oft kein sorgfältiger Einsatz, sondern gar keiner.

In der ersten Lektion dieses Lehrgangs standen Treuhänder, Anwalt und Gesundheitsbereich nebeneinander. In der Lektion davor war die Kanzlei dran, in dieser Lektion ist es der Treuhänder. Und für ihn gilt: Der Verzicht kostet genau die Unterstützung, die er hätte.

Diese Lektion bewertet kein Werkzeug. Sie zeigt eine Arbeit, die lokal läuft — und eine, die beim Menschen bleibt.

Was bei mir im Hintergrund läuft

Bei mir läuft es anders: Für die Belegsortierung nutze ich paperless-ngx mit einem KI-Zusatz, dahinter ein lokales Modell aus der Qwen-Reihe. Das Modell läuft bei mir über Ollama. Das Ganze läuft im Hintergrund und funktioniert bei mir sehr gut.

paperless-ngx ist eine Open-Source-Dokumentenablage, die bei dir im Haus läuft. Kommt ein Beleg rein, setzt der Zusatz Titel, Schlagwörter, Dokumenttyp und Absender — ohne dass jemand etwas tun muss.

Der Zusatz heisst paperless-ai. Das Projekt ist gerade im Umbau, der Entwickler schreibt es neu. Darum steht es hier als das, was bei mir läuft, nicht als Empfehlung.

In der Lektion zu den PDFs habe ich gesagt: Sortiert ist dort nichts. Stimmt — von Hand sortiert niemand. Die Schlagwörter setzt ein KI-Zusatz.

Sortieren ja, buchen nein

Die ehrliche Grenze: Ob die Zahlen stimmen, kann ich nicht sagen — mir geht es um die Sortierung der Belege.

Die KI legt ab, der Mensch bucht. Ein Beleg mit falschem Schlagwort kostet dich eine Suche. Eine falsche Zahl kostet dich den Abschluss. Darum ist die Arbeitsteilung klar verteilt:

Der Verzicht ist die teuerste Lösung. Lass eine lokale KI die Belege sortieren, im Hintergrund — kein Beleg verlässt das Haus. Ob die Zahl stimmt, prüft weiterhin der Mensch.

Ein anderer Werkzeugkasten

Für Zahlen habe ich immer auf Hugging Face verwiesen, auf die Modelle unter «Tabular». Sie arbeiten klassisch mit Tabellen, wie du sie aus Excel exportierst — nicht mit Text.

Eine Korrektur zum Video: Dort sage ich, sie laufen über Ollama. Das stimmt nicht. Ollama führt Sprachmodelle aus, die Tabular-Modelle brauchen eine eigene Umgebung. Sie sind ein eigenes Thema und gehören nicht in den Aufbau, der deine Belege sortiert. Hier stehen sie als Hinweis, nicht als Anleitung.

Womit du testest

Lass dir paperless-ngx aufsetzen, gib einen Monat Belege hinein und schau, was die Sortierung bringt. Kein Beleg verlässt dabei das Haus.

Empfehlen kann ich dir paperless-ngx — den KI-Zusatz nicht, solange er im Umbau ist. Was du aus dem Test mitnimmst, ist die Antwort auf eine Frage: Wie viel Suchen nimmt dir eine Ablage ab, die sich selbst sortiert?