Was n8n ist — und warum es für Schweizer KMU besser ist als Zapier

Was n8n ist

n8n ist ein Werkzeug, das deine Dienste zu Abläufen verbindet. Ein solcher Ablauf, ein Workflow, beginnt mit einem Auslöser: eine neue Mail, ein Zeitplan, ein neuer Eintrag in einer Liste. Danach folgen Schritte, die Daten holen, umformen und weitergeben. Am Ende steht ein Ergebnis.

Bei mir: Ich habe Zapier und ähnliche Werkzeuge genutzt und verglichen. Heute läuft alles über n8n, im Hintergrund, wie eine Autobahn für die Kommunikation zwischen meinen Diensten — und es läuft und läuft, ohne zu mucksen.

Warum ich meine Abläufe aus der Cloud geholt habe, beschreibt die letzte Lektion des Lehrgangs «Lokale KI mit Ollama». Hier geht es um die Frage davor: was n8n überhaupt tut und wie es zählt.

Schritt oder Durchlauf: wie gezählt wird

Zapier rechnet in Tasks. Laut Zapier-Hilfe ist ein Task jede erfolgreiche Aktion; der Auslöser selbst verbraucht nie einen. n8n rechnet in Executions. Auf der Preisseite von n8n heisst es: «An execution is a single run of your entire workflow.» Gezählt wird also ein Durchlauf des ganzen Ablaufs, unabhängig davon, wie viele Schritte er hat.

Das Rechenbeispiel aus der Zapier-Hilfe: Ein Auslöser startet 2 Aktionen, der Ablauf läuft 10-mal. Zapier zählt 20 Tasks. Bei n8n stehen für dieselben 10 Läufe 10 Executions in der Liste.

Daraus folgt: Je länger dein Ablauf und je öfter er läuft, desto weiter gehen die beiden Zählungen auseinander. Bei einem kurzen Ablauf, der selten startet, ist der Abstand klein.

Viele Bausteine, ein einziger Durchlauf

Im Video zeige ich einen meiner Workflows. Er gleicht die Seiten aus meinem Wiki mit meiner Suche ab: Seiten holen, zerlegen, in Zahlenwerte umwandeln und in einer Vektordatenbank ablegen. Das wiederholt er, bis Wiki und Suche synchron sind. Starten kann ich ihn von Hand oder automatisch.

Auf der Arbeitsfläche reiht sich Baustein an Baustein, dazu kommt eine Schleife. Für die Zählung spielt das keine Rolle: n8n verbucht den ganzen Lauf als 1 Execution, entscheidend ist nur, wie oft er startet. Wie dieser Workflow innen arbeitet, erklärt das Langvideo zum RAG-System — hier zählt nur der Blick von aussen.

Was bei mir im Hintergrund läuft

Bei mir: 50 Workflows sind aktiv. Einer davon ist mein «Shared Brain». Was ich in Claude schreibe, landet in einem Postfach, wird sortiert und abgelegt, damit meine Agenten denselben Stand haben — und umgekehrt.

Ein anderer holt alle 10 Minuten Wetterdaten und bereitet sie für die Heizungssteuerung zu Hause auf. Die Steuerung lernt, wie träge das Gebäude auf Wärme reagiert. Gerechnet sind das 144 Durchläufe am Tag, rund 4300 im Monat. Nach der Zählweise von Zapier wäre jeder Schritt darin ein eigener Task.

Die Takte reichen von Sekunden bis 1-mal am Tag. 95 Prozent der Abläufe sind reine Automatisierung, nur 5 Prozent brauchen ein Sprachmodell, und das läuft lokal mit Ollama. n8n ist zuerst ein Automatisierungswerkzeug; KI kommt nur dort dazu, wo sie gebraucht wird.

Wann Zapier reicht — und wann n8n besser ist

Zapier verbindet laut eigener Preisseite über 9000 Apps und ist schnell eingerichtet. Für einen kurzen Ablauf, der ab und zu läuft, reicht das völlig. Der Free-Plan enthält 100 Tasks pro Monat (Stand 23.10.2026).

n8n spielt seine Stärke aus, wenn alles zusammenkommt: Dein Ablauf hat viele Schritte, er läuft oft, und die Daten sollen im Haus bleiben. Wo und wie n8n bei dir laufen kann, zeigt die nächste Lektion.