Wie du E-Mails automatisch nach Wichtigkeit sortierst

Warum Sortieren zu spät kommt

Der Work Trend Index 2025 von Microsoft beziffert den Arbeitstag so: Eine durchschnittliche Arbeitskraft erhält 117 Mails pro Tag. Dazu zählt die gleiche Auswertung 275 Unterbrechungen pro Tag durch Meetings, Mails oder Chat-Nachrichten, im Schnitt etwa alle 2 Minuten. 40 Prozent schauen schon vor 6 Uhr morgens in die Mails.

Zur Einordnung: Microsoft stützt sich auf anonymisierte Microsoft-365-Signale bis 15. Februar 2025, ohne EU-Kunden und ohne den Bildungsbereich, dazu auf eine Umfrage unter 31'000 Wissensarbeitenden in 31 Märkten. Das sind internationale Durchschnittswerte, keine Messung aus Schweizer KMU.

Die meisten reagieren darauf erst im Posteingang: Ordner anlegen, Regeln bauen, ein neues Werkzeug suchen. In diesem Moment hat dich die Mail aber schon erreicht.

Vorher trennen: eine Adresse pro Zweck

Ehrlich gesagt sortiere ich meine Mails nicht mit KI. Ich muss gar nicht sortieren. Ich habe pro Zweck eine eigene Mailadresse, jeder Dienst hat sein eigenes Postfach, und Formulare laufen genauso.

Für dich kann das heissen: eine Adresse für Anfragen, eine für Support, eine für Bewerbungen. Wer dir schreibt, legt damit selbst fest, wo die Nachricht landet, und du siehst schon am Eingang, worum es geht.

Zuordnen statt suchen: die Mail am Kundenprofil

Bei mir ist im CRM jede Mail mit dem Kundenprofil verknüpft. Egal, wer antwortet: Die Antwort landet direkt beim richtigen Kunden. Das macht das System selbst, ohne Sprachmodell und ohne Workflow.

Ob und wie dein CRM das kann, hängt vom Produkt ab. Prüf es, bevor du etwas dazubaust.

Was übrig bleibt, sortiert Outlook

Wer mit einem einzigen Postfach arbeitet, braucht nach meiner Erfahrung auch keine KI. Outlook kann das von Haus aus: Die Funktion heisst Posteingang mit Relevanz und teilt den Eingang in die Reiter «Relevant» und «Sonstiges».

Laut Microsoft berücksichtigt sie die Mails und Kontakte, mit denen du arbeitest, und filtert automatisch erzeugte und Massen-Mails heraus. Ein Versprechen, dass jede Nachricht richtig landet, ist das nicht.

Liegt sie daneben, ziehst du die Mail in den anderen Reiter. Wählst du beim Verschieben die Variante mit «Immer», landen auch alle künftigen Mails dieses Absenders im gewählten Reiter. Microsoft schreibt dazu:

«Je häufiger Sie die Funktion verwenden, desto besser wird sie.»

Eine Einschränkung nennt Microsoft selbst: In einem freigegebenen Postfach funktioniert die Funktion nicht. Legst du pro Zweck ein solches Postfach an, hast du die Trennung dort aber schon über die Adresse.

Wann es mehr braucht

Mein allererster Workflow war eine Vorlage, die Mails mit KI sortiert hat. Heute brauche ich das nicht.

Interessant wird ein Workflow erst, wenn eine Mail in ein anderes System weitermuss. Soll sie nur am passenden Ort ankommen, reichen Adresse, Postfach und Reiter.